Stappenplan voor een succesvolle beursdeelname

Als je het goed aanpakt, sleept een beursdeelname zomaar tientallen nieuwe klanten binnen. Maar met alleen een stand ben je er nog niet. Een beursdeelname is een commerciële activiteit. Zo lang het doel duidelijk is wat je wilt bereiken en hoe je dat gaat doen, ben je op de juiste weg.

Stap 1: doorloop dit stappenplan zorgvuldig 😉

Jarenlang organiseerde ik publieksbeurzen voor de trouw- én voor de reisbranche en ik adviseerde hierbij honderden bedrijven over hun (commerciële) aanpak op de beurs. Zowel achter- als voor de schermen zag ik beurzen en deelname aan beurzen in alle soorten en maten.

1. Wat is je doel?

Het vaststellen van een realistisch doel is belangrijk want alleen dan weet je achteraf of deelname lucratief was. Het dwingt je na te denken over een realistisch plan. Plus het is een goed referentiekader voor een volgende keer. Gouden tip!

Enkele voorbeelden: x-aantal nieuwe klanten binnenhalen, contact leggen met bedrijven uit de branche (tijdens netwerkborrel, bij de opbouw, op rustige momenten), naamsbekendheid creëren, in contact komen met potentiële klanten om een nieuw product/dienst te toetsen, beurs- en marketingervaring opdoen, bestaande klanten voorstellen aan collega-standhouders uit de markt.

2. Vooraf

De kracht van een publieksbeurs is dat bezoekers de mensen achter het bedrijf ontmoeten en dat bezoekers zich laten inspireren. Bijvoorbeeld: de zoektocht van een bruiloft is heel persoonlijk, het is een emotionele aankoop. Dus na het Googlen zijn bruidsparen klaar voor de next step: past deze leverancier bij mij, heb ik een persoonlijke klik, gun ik deze professional een opdracht? Dit is precies waar een beurs voor is bedoeld.

  • Laat dus vooraf op je website zien dat je erbij bent
  • Zet social media in en laat bezoekers weten dat ze je op de beurs kunnen ontmoeten
  • Plan een leuke actie om vrijkaarten te verloten

3. Verplaats je in de doelgroep

  • Waarom komen ze naar de beurs?
  • Welke bezoekers van de beurs wil je graag ontmoeten? 
  • Hoe krijg je bezoekers naar je stand en hoe ga je met ze in gesprek? (iets nieuws | iets belangrijks | iets onderscheidends)
  • Wat is de behoefte van de bezoekers en hoe ga jij hierin voorzien?

4. De stand

  • Bepaal de grootte van de stand en de standvorm
  • Hoe presenteer je je, hoe richt je de stand in en wat is de eyecatcher?
  • BELANGRIJKE TIP! Ziet de bezoeker in één oogopslag (3 seconden) wie de afzender is van de stand (bedrijfsnaam en – als relevant – het vestigingsadres) en wat jullie product/dienst is? Ik heb regelmatig gezien dat een trouwlocatie een stand had ingericht met een prachtig gedekte tafel met de allermooiste bloemen erop. Bezoekers dachten dat het een bloemist of stylist was.
  • Wie staat er in de stand, wat is zijn/haar relatie tot het bedrijf en welke rol heeft hij of zij? (zie ook briefing)
  • Laat je alle producten zien of alleen een deel? (denk aan de reden van de bezoeker om de beurs te bezoeken)

5. Activiteit

  • Publiek trekt publiek: bedenk dus een leuke actie waarmee je publiek naar de stand trekt. Houdt wel rekening met je mede-standhouders. Harde muziek of agressieve verkooppraatjes worden niet gewaardeerd.
  • Implementeer je actie in je communicatie (website, social media) zodat bezoekers gericht naar je stand komen. “O ja, dat is die standhouder met een toffe prijsvraag!”
  • Beweging en energie maken mensen nieuwsgierig. Het moet natuurlijk wel iets toevoegen aan je bedrijf (klakkeloos flyeren of een goody-bag uitdelen, geloof ik niet in, dat is eenrichtingsverkeer).
  • Bedenk iets waarmee je gericht de ideale bezoeker aanspreekt en blijf vooral jezelf.

6. Briefing

  • Denk aan goed gemotiveerd personeel met kennis van zaken en zorg dat ze op de hoogte zijn van het doel.
  • DOORSLAGGEVENDE TIP VOOR SUCCES: Maak een schriftelijke briefing die iedereen vooraf doorneemt met hierin de do’s en don’ts (pauze nemen in overleg, in de stand niet op je mobiel, eten of drinken, niet lang onderling kletsen, taak van de dag, kleding) en bespreek dit voor opening van de beurs nog even kort, opbeurend en aanmoedigend.
  • Je bedrijf krijgt 1 kans voor de eerste indruk. De voorbereiding van de standmedewerkers is – naast een passende stand – het belangrijkste aandachtspunt bij een beursdeelname. Je kunt nog zo’n ludieke stand hebben, het is de standbemanning die het waarmaakt.

7. De beursdagen

  • Tijdens de beurs gebeurt het. Straal passie en plezier uit!

    • Zorg dat de bezoeker je niet ziet als ‘die standhouder die me iets probeerde te verkopen’ maar als ‘die vriendelijke/leuke/fijne standhouder die me adviseert bij mijn bruiloft’. BELANGRIJK
    • Stel open vragen en luister goed naar (de vragen van) de bezoeker. Dit is het moment om persoonlijk contact te leggen en te zorgen dat er een “klik” ontstaat. Juist dan herinnert de bezoeker zich je en is hij na de beurs nieuwsgierig om verder te praten.
    • Blij jezelf, alleen dan kom je geloofwaardig en echt over.

8. Na de beurs

Plan de follow-up alvast in je agenda (direct na de beurs). Na de deelname ben je namelijk pas halverwege. Met het opvolgen van alle leads, leuke gesprekken en gemaakte afspraken maak je de deelname af. Want geïnteresseerden komen niet (snel) vanzelf bij je terug.

Het is belangrijk om vooraf (doel) goed na te denken welke gegevens je wilt noteren van je bezoekers, dus niet alleen e-mailadres en naam maar bijvoorbeeld ook telefoonnummer, trouwdatum, regio en misschien zelfs aantal te verwachten gasten. Deze gegevens zijn waardevol bij de follow up. Maak daarom tijdens de beurs ook aantekeningen zodat je gericht bezoekers kan terugbellen.

9. Evaluatie

  • Is het doel bereikt? Wat werkte wel en wat niet? Heb ik mijn doelgroep ontmoet op de beurs? Hoe verliepen de contacten? Hoeveel adressen/leads zijn er genoteerd? En wat is de kwaliteit van de leads? Hoeveel opdrachten levert me deze beurs uiteindelijk op en wat heeft het me gekost? Hoeveel interessante zakelijke contacten heb ik opgedaan? Wat moet een volgende keer anders?

  • Schrijf je eigen conclusies op in een korte evaluatie zodat je de volgende keer nog beter bent voorbereid. Een beursdeelname is een hele ervaring en al doende leer je. Misschien komt uit de evaluatie een hele lijst met ideeën en verbeterpunten. 

Vragen? Advies op maat nodig?

Ben je benieuwd hoe jouw beursdeelname lucratiever kan? Of heb je interesse in het organiseren van een publieksbeurs en heb je hierbij hulp nodig?  ⁠